Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Raahen seurakunta,
Sovionkatu 1,
92100 Raahe
Sähköposti: raahen.seurakunta(at)evl.fi
Puhelin: 08 2132 610

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Johanna Hämeenkorpi, kansainvälisen ja vapaaehtoistyön koordinaattori,
Sovionkatu 1,
92100 Raahe
Sähköposti: johanna.hameenkorpi(at)evl.fi
Puhelin: 040 6710 624

3. Rekisterin nimi
Raahen seurakunnan Vapaaehtoispankin jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Vapaaehtoistoimintaan ilmoittautuneista ylläpidetään jäsentietoja Raahen seurakunnan vapaaehtoistyön toteuttamiseksi ja kehittämiseksi. Vapaaehtoisrekisterin henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat:
-Vapaaehtoisen tunnistaminen ja käyttäjähallinta
-Vapaaehtoisuussuhteen hoito, seuranta, tilastointi ja kehittäminen
-Vapaaehtoisuuden tietojen ja yhteydenottohistorian hallinta
-Vapaaehtoistoiminnan toteuttaminen, tilastointi ja kehittäminen, toiminnan laadun varmistaminen
-Vapaaehtoistoiminnan tapahtumien, koulutustilaisuuksien, muiden tilaisuuksien ja palvelujen hallinnointi, toteuttaminen, kehittäminen ja tiedottaminen
-Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen vapaaehtoiselle
-Vapaaehtoistoimintaan liittyvä yhteydenpito ja viestintä

Oikeusperuste: tiedot saadaan vapaaehtoisilta itseltään heidän ilmoittautuessaan vapaaehtoiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka vapaaehtoinen antaa täyttäessään rekisteröintilomakkeen. Näitä tietoja ovat: vapaaehtoisen nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero ja sähköposti. Tehtävät, joihin vapaaehtoinen on ilmoittautunut sekä tehtävät, joista vapaaehtoinen on kiinnostunut. Lisäksi rekisteri voi sisältää muita vapaaehtoisen itse ilmoittamia tietoja (esimerkiksi henkilökohtainen osaaminen ja vahvuudet, hygieniapassi, järjestysmieskortti, ruoka-aineallergiat tms.)

6. Tietolähteet
Tiedot saadaan vapaaehtoisen ilmoittautumisen yhteydessä täyttämästä rekisteröintilomakkeesta. Lisäksi rekisteriin voidaan tallentaa sellaisia tietoja, jotka muodostuvat palvelun antamisen ja ylläpidon yhteydessä.

7. Tietojen luovutukset
Vapaaehtoisten tiedot on tarkoitettu käytettäväksi Raahen seurakunnan omassa toiminnassa, hallinnossa ja viestinnässä. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja niille Raahen seurakunnan työntekijöille, jotka vastaavat työalasta / alueesta, jonka tehtäviin vapaaehtoinen on ilmoittanut.

Vapaaehtoistoiminnan vuorolistoja voidaan lähettää tiedoksi muille ryhmän jäsenille WhatsApp-sovellusta hyödyntäen. WhatsApp-ryhmään liitytään hyväksymällä liittymislinkki.

Asiakastietojen hallinnassa käytettävän järjestelmän teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu palveluntarjoajalle (M&V Software Oy), jonka toiminta täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä ylläpidetään ATK-järjestelmän avulla sähköisessä muodossa. Rekisteriin pääsevät vain ne henkilöt, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus ja tarvittavat sisäänkirjautumisluvat. Palvelun tarjoaja vastaa tietoturvallisuudesta. Manuaalinen aineisto säilytetään seurakunnan tiloissa lukitussa paikassa, rekisteriin ei ole pääsyä ulkopuolisilla.

9. Tietojen säilytysaika
Vapaaehtoisen tietoja säilytetään rekisterissä viranomaisasetusten ja lakien mukaisesti. Mikäli vapaaehtoinen ilmoittaa lopettavansa vapaaehtoistyön, poistetaan tiedot rekisteristä.

10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista. Itseään koskevat tiedot voi tarkistaa ja korjata maksuttomasti koska tahansa kirjautumalla Raahen seurakunnan Vapaaehtoispankkiin omalla käyttäjätunnuksella.

10. Kansallisen valvontaviranomaisen ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:

Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Tietosuojavastaavan yhteystieto:
Mari Hautamäki
Läntinen Kirkkokatu 17, 67100 Kokkola
Puhelin: 050 3147 553
Sähköposti: tietosuojavastaava.kokkola@evl.fi