REKISTERISELOSTE vapaaehtoistoiminta Tietosuoja-asetus 2018
1. Rekisterinpitäjä:
Helsingin ortodoksinen seurakunta
Liisankatu 29 A, 00170 Helsinki
09- 856 46100, helsinki@ort.fi
2. Tietosuojavastaava: Christina Kontkanen
Puh. 0400 531 054, christina.kontkanen@ort.fi
3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:Vapaaehtoistoiminnan koordinaattori
Kristiina Aminoff, p. 040 350 1951
kristiina.aminoff@ort.
3. Rekisterin nimi:
Vapaaehtoistoiminnan henkilörekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Helsingin ortodoksisen seurakunnassa toimivien vapaaehtoisten rekisterit vapaaehtoisten koordinointia ja vapaaehtoistoiminnan hallinnointia varten. Kattaa kaikki pysyvät ja tilapäiset rekisterit vapaaehtoisista.
5. Rekisterin tietosisältö:Helsingin ortodoksisen seurakunnan vapaaehtoistoiminnassa mukana olevien vapaaehtoisten nimi-, osoite- ja muut mahdolliset yhteydenottotiedot. (puhelin, s-posti) Vapaaehtoistehtävä jossa toimii ja muut mahdolliset vapaaehtoistehtävään liittyvät seikat.
6. Säännönmukaiset tietolähteet: Rekisteröidyiltä itseltään
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset: Mahdollisiin ulkoisiin koulutuksiin tai vastaaviin tilaisuuksiin toimitetaan tilaisuuden vaatimat yhteystiedot.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
Ei tiedonsiirtoa
9. Rekisterin suojauksen periaatteet:
Rekisterit lukitussa tilassa tunnusten takana.
Käyttöoikeudet rajattu.
Kolmella henkilökunnan jäsenellä täydet oikeudet Katrina- vapaaehtoispankin tietoihin, jonne myös alueellisilla vastuuhenkilöillä oman toiminta-alueeensa tehtäviin liittyvät rajatut oikeudet. Rekisterin sisältö on tallennettu Ve-pankkiohjelmaan. Papu- raportointiohjelman käyttäjätiedot tallennettu Papu-ohjelmaan. Muihin kuin Katrina-vapaaehtoispankin rekistereihin täydet oikeudet vain vapaaehtoistoiminnan koordinaattorilla.
10. Rekisterin hallinnointi:
Täydet oikeudet Katrina-vapaaehtoispankkiin:
vapaaehtoistoiminnan koordinaattori Kristiina Aminoff, seurakuntasihteeri Milja Sarlin, Helsingin seurakuntatyön vastaava i Teo Merras
Vapaaehtoispankin rajattu käyttöoikeus alueellisilla vastuuhenkilöillä:
Helsinki: Uspenski,lähimmäispalvelu, Auttava puhelin,Itä-Helsinki
Itäinen toiminta-alue
Läntinen toiminta alue
Monikulttuurinen toiminta.
M&V Software Oy:n järjestelmäpalvelun tukihenkilökunta pääsee Katrina-vapaaehtoispankin ja Papu-raportointiohjelman tietoihin
Muiden rekistereiden hallinnointi ja oikeudet ainoastaan vapaaehtoistoiminan koordinaattorilla.
11. Henkilötietojen antaminen rekisteriin ja tietojen säilyttäminen:
Rekisteröidyn omaan suostumukseen perustuva. Tietoja säilytetään rekisterissä rekisteröidyn vapaaehtoistoiminnan ajan.
12. Rekisteröityjen oikeudet:
Tarkastusoikeus omiin tietoihin
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajaamiseen
Vastustamisoikeus
Oikeus siirtää tiedot toiseen järjestelmään tai palveluun